Gestión del Tiempo en la Farmacia
Esta semana vamos a hablar de cómo gestionar nuestro tiempo dentro de la farmacia después de las últimas semanas en las que hemos estado dando consejos, creando protocolos, ayudando a racionalizar y a dar un buen uso de los fármacos que vendemos cada día en nuestras farmacias.
En estas semanas nos hemos dado cuenta de la importancia que tiene dar consejos a nuestros clientes, informar de los efectos secundarios, de las interacciones, las posologías y, sobre todo, de la prevención. Este debería ser nuestro objetivo principal. La prevención. Este es un nuevo concepto dentro de la farmacia. Debemos empezar a introducir cambios, y debemos hacerlo nosotros.
Para cambiar el mundo desde el lugar que tu ocupas, empieza por ser el protagonista de este momento histórico de cambio en el mundo sanitario.
Puedes empezar por tus clientes de confianza, los que conoces y te conocen. Si no te atreves, puedes empezar a practicar con aquellos que son esporádicos… ¡No tienes nada que perder!
Antes de empezar abordar la gestión del tiempo en la farmacia, te formulo dos preguntas:
– ¿Cuándo sales de la farmacia te vas con la sensación que te falta algo por hacer?
– ¿Cuántos días se te ha pasado tu jornada de trabajo sin apenas darte cuenta y con la sensación que no has hecho todo lo que deberías hacer?
En la oficina de farmacia tenemos mil frentes abiertos a diario. Es muy importante que gestiones bien el tiempo en tu jornada laboral, has de tener buenas sensaciones al finalizar tu día de trabajo. Cuando estés en el mostrador tu atención debe estar al 100% en el cliente, no debes estar pensando en todas las cosas que tienes pendientes de hacer .
¿Vamos a gestionar el tiempo?
Para empezar tenemos que darle y ponerle un valor al tiempo, imagina la fórmula tiempo = dinero.
Después vamos a tomar conciencia dentro de nuestro día a día en la farmacia y preguntarnos ¿Qué nos roba el tiempo?
NO PRIORIZAR , NO PLANIFICAR , INTERRUPCIONES , IMPREVISTOS, POSPONER, DESORDEN , TAREAS RÁPIDAS , EL “TODO ES URGENTE”…
Uno de los ladrones del tiempo es cuando no hacemos realmente lo que queremos sino que dejamos que los hechos del día nos hagan ir improvisando sobre la marcha, nos dejamos llevar atendiendo las cosas como nos van llegando. El resultado es igual a perder tu tiempo y por lo tanto tu dinero.
Haz la prueba de organizar de esta manera tu día a día, de forma individual. El resultado te sorprenderá.
El primer paso para para dejar de perder el tiempo, por tanto, es empezar a planificar nuestro día a día, nuestra semana, nuestro mes.
– Planifica tus objetivos, es decir lo que te gustaría conseguir en ese día, en esa semana, en ese mes.Fijate objetivos realistas, que sepas que puedes llegar a ellos.
– Crear una lista de prioridades, todas esas cosas que debes hacer en tu jornada de trabajo.
Para crear la lista de prioridades clasifícalas así:
– Urgente Importante; Tareas diarias que si no las hacemos la farmacia no puede funcionar bien, te pongo un ejemplo recepción de pedido, atención al cliente…
– Urgente No Importante; Son esa clases de tareas que se deben realizar pero que si no las haces en ese momento el funcionamiento de la farmacia no se ve interrumpido.
Unos ejemplos ; Recepción pedido directo de laboratorio, colocar el pedido. Crea tu lista.
– No Urgente – Importante; Tareas que no nos aportan beneficios inmediatos pero sí las vamos posponiendo pueden llegar a ser hasta urgentes.
Un ejemplo: Recetas, cuando quedan apenas unas horas para la entrega nos ponemos a correr para hacerlas porque las hemos ido posponiendo hasta que se han convertido en muy urgente muy importante.
Crea tu propia lista de No urgente IMPORTANTE.
– No Urgente – No Importante; No ocurre nada si no se hace a diario pero si lo hacemos nos facilita mucha más nuestro trabajo .
Un ejemplo : Organizar muestras .
Cuando hayas creado tu lista de prioridades:
– Pon el número de tareas que podrías llegar a hacer en tu jornada de trabajo, sé realista.
– Crea la lista por orden de prioridades y ponle un tiempo a cada una de ellas:
1. Atención al cliente 10.30h a 12h
2. Recepción de pedido de 9h a 10.30h
3. Reposición estanterías 12h a 13h
Taras y Tiempo.
A cada tarea hay que darle el tiempo adecuado, ni mucho ni poco. Si dedicamos poco tiempo lo podemos hacer mal, si por el contrario dedicamos demasiado tiempo podemos llegar a perderlo. La relación entre valor y tiempo tiene que ser proporcional.
El equipo es muy importante para alcanzar nuestro objetivo. Trabajar en equipo ayudará a dejar de tener interrupciones y lograr terminar con la tarea que hemos empezado es lo más importante en nuestro trabajo. Para conseguirlo debemos de contar con nuestros compañeros, marcarnos un tiempo y una tarea para cada persona del equipo, respetar los tiempos para dejar de trabajar con interrupciones.
Para conseguir un buen trabajo en equipo debemos implicar a todos los compañeros.
– Asignar tarea para cada uno
– Asignar el horario de la tarea
– Distribuir la tareas por prioridades
Distribuir las tareas por conocimientos o facilidad entre los miembros del equipo, cada persona debería hacer la tarea para la cual tiene más facilidad, procura hacer aquello que más fácil te resulte o más conozcas.
Para gestionar esos imprevistos que nos llegan cada día debemos hacerlo con la lista de prioridades y solo en el caso de que sea URGENTE IMPORTANTE pasará a estar en el número uno de nuestra lista, en caso contrario deberá pasar al planning de la semana de la farmacia.
Resumiendo, para gestionar tu tiempo en la farmacia :
– Utiliza una agenda.
– Programa tu objetivo para ese día.
– Planifica y programa las tareas.
– Programa el tiempo que vas dedicar a cada una.
– Crea la lista por orden de urgencia e importancia.
– Ves eliminando (tachando) cada vez que cumplas con uno de los objetivos.
Recuerda: Gestiona tu tiempo, crea tu lista.
La próxima semana gestionaremos el tiempo en la dispensación.
Carmen Fernández – Coach Farmacia
